Criando um recibo no Excel

Atendendo um pedido, vamos criar um recibo bem simples no Excel para atender uma necessidade. A pessoa que pediu informou que emite em média mais de 50 recibos por dia, me mostrou como era feito e pediu se existia um meio de automatizar as coisas. Vamos lá.

Em primeiro lugar criamos duas planilhas, uma para o recibo em si e outra para cadastrar seus clientes, uma vez que na maioria das vezes eram sempre os mesmos.

Coloquei só dois campos (nome e Cpf) só para ilustrar o exemplo mas deve ser melhorado atendendo a necessidade de cada um. Quando se cadastra um novo cliente, seleciona as colunas e organiza em ordem alfabética, se for o caso, para facilitar a pesquisa. Isso pronto, vamos criar ao recibo.

Na linha 1, mesclamos as colunas de A até I e inserimos uma simples formatação.

Em seguida, mesclamos as células H2 e I2 e H3 e I3 para receber título e valor do recibo, fazendo uma simples formatação também.

Vamos trabalhar com alguns elementos de programação, para isso, a guia Desenvolvedor deve estar ativa na sua pasta de trabalho. Vá em Arquivo->Opções->Personalizar Faixa de Opções e marque na coluna da direita, a opção Desenvolvedor para que ela fique visível na Faixa de Opções.

Abra a nova guia e escolha a opção Inserir Caixa de Combinação e desenhe em algum local a referida caixa, como abaixo.

Com o botão direito do mouse, em cima do objeto desenhado, escolha Formatar Controle. Na Aba Controle indique de onde vem os dados inserindo a fórmula CLIENTES!$A$2:$B$20; Na linha de baixo, Vínculo com a célula, insira $A$20 e marque a opção a opção Sombreamento 3D, tudo como a figura abaixo.

Na imagem acima, na aba Propriedades, desmarque a opção Imprimir Objeto para que o mesmo não seja impresso.

Clique OK, clique em qualquer local da planilha e verifique na Caixa de Combinação se ficou como abaixo.

Neste caso, se você clicar em algum deles, sua posição na lista vai aparecer dentro da célula A20.

Na célula B20 insira a fórmula =ÍNDICE(CLIENTES!A2:B20;RECIBO!A20;1)

Em C20, insira =ÍNDICE(CLIENTES!A2:B20;A20;2)

Selecione a linha 20 e oculte ela. Vamos criar agora o texto do recibo. Aumente a altura da linha 7 para 45 e mescle as colunas A até I. Deve ficar assim.

Com este espaço selecionado, abra na guia Iniciar a caixa de diálogo alinhamento:

E acerte a justificação horizontal para justificado e marque Quebra de Texto automática.

Clique OK e vamos a fórmula que vai dentro deste espaço. Vejam que apesar de ir passo a passo, não estou explicando o que cada coisa faz. Se tiver dúvidas entre em contato. Vou criar a fórmula por etapa. Nela vamos usar o recurso de concatenação entre textos e números, separados por aspas e pelo sinal E comercial. Respeite mais ou menos os espaços para que tudo não fique junto. Digite:

="         Recebemos de "&B20&",portador do Cpf "& TEXTO(C20;"###-##")

Vamos inserir agora os valores. Continuando na mesma fórmula, acrescente logo após ##”) o que segue (pressione F2 para editar).

&" a importância de R$ "&TEXTO(H3;"#.###,00")&"() "&" referente serviços prestados"

Onde temos os dois parênteses aberto e fechado, vamos inserir uma função que não existe no Excel, a função Extenso. Clique Aqui para baixar o arquivo texto que esta zipado. Descompacte e abre ele no Bloco de Notas pois é um arquivo texto.

Pressione o atalho ALT + F11 para abrir o editor do Visual Basic, vá em Inserir, Módulo e dentro da tela de edição, cole todo o conteúdo do arquivo texto baixado. Feche a janela do Editor do Visual Basic e pode fechar o arquivo texto também. Salve a planilha com qualquer nome mas não se esqueça de marcar a opção Pasta habilitada para macros, como abaixo.

Vamos continuar a nossa fórmula. Onde temos ")&"() "&", vamos substituir por: ")&"("&extenso(H3)&") "

A fórmula completa fica:

="         Recebemos de "&B20&",portador do Cpf "&TEXTO(C20;"###-##")&" a importância de R$ "&TEXTO(H3;"#.###,00")&"("&extenso(H3)&") "&" referente serviços prestados"

Resultado:

Pode-se escolher um novo cliente ou ainda alterar o valor que o texto é automaticamente atualizado. Vamos concluir.

Em B11, insira a fórmula ="Foz do Iguaçu-PR " &TEXTO(HOJE();"dd/mm/aaaa")

E insira uma linha de assinatura.

O resultado final para impressão

Era isso. Nosso objetivo era mostrar um pequeno exemplo de como perder um tempo hoje para ganhar amanhã. Vimos as funções CONCATENAR, ÍNDICE E TEXTO trabalhando junto para um só objetivo. Fizemos todos os testes possíveis no exemplo mas, como nada é perfeito, algum erro pode ocorrer com você ou ainda surgir alguma dúvida. Use a caixa de contato ou ainda em comentários e nos informe do problema que teremos prazer em resolver.

Caso queiram ver alguma explicação de algum tema no Excel, Word ou outro aplicativo do Office, use o mesmo recurso de contato e mande sua sugestão de pauta.

Dicas para o Microsoft Word

Entre tantos trabalhos que executo, vários se referem a manipulação de longos textos, sejam eles de terceiros ou produção própria. Com o passar dos anos e consequentemente com o Microsoft Word, a gente acaba aprendendo uma série de macetes úteis, que transmito a seguir e espero que seja útil a todos que não conhecem.

1 - Onde parei?

Quando você abre um arquivo contendo um determinado trabalho, o Word se posiciona sempre na primeira página do mesmo. Para dar continuidade ao mesmo, você tem que procurar onde parou e seguir adiante a partir daí. Mas nem tudo é espinho nesta caminhada. O atalho Shift+F5 faz com que você seja posicionado no último item que alterou durante seu trabalho, geralmente no final do texto ou no meio dele, se ali foi sua última ação.

2 – Seleção vertical

Nós somos acostumados a realizar seleção de uma palavra, um parágrafo ou o texto inteiro, sempre partindo da esquerda para a direita ou então de forma inversa. Ocorre que em certas ocasiões tai forma de seleção, por um motivo ou outro, não atende nossa necessidade, então devemos recorrer a seleção vertical, como foi feita em parte deste texto mostrada na figura abaixo. Para obter tal seleção, mantenha pressionada a tecla Alt e faça a seleção da maneira que quiser.

As demais operações neste tipo de seleção, como deletar o conteúdo também funcionam.

3 – Seleção de uma linha ou parágrafo

Dentro de um texto sempre ocorre a necessidade de seleção de uma linha inteira, de um parágrafo ou todo o texto. A forma mais rápida de executar tal operação é clicando na parte não editável do texto do lado esquerdo, como mostra o local na figura abaixo indicado pelo ponteiro do mouse.

Um clique seleciona uma linha, dois um parágrafo e três todo texto. Faça bom uso.

4 – Eliminando formatação

Em um texto ou parágrafo você insere várias formatações, como cor da fonte, negrito, itálico e assim por diante. Caso seja necessário voltar ao estágio inicial sem formatação, a maneira mais fácil é selecionar o intervalo desejado. Manter a tecla Ctrl (control) pressionada e em seguida pressionar a barra de espaço (Ctrl+Espaço). Caso sua formatação tenha sido inserida por meio de estilo, Crtl + Shift + N reverte para o estilo padrão. Já testou?

5 – Copiar e Insert

Copiamos alguma coisa dentro e queremos colar em outro local. Configurando o Word (2007 em diante) via Arquivo/Opções/Avançado, chegamos nas opções de copiar e colar. Marcando a opção usar a tecla Insert para colar, podemos esquecer do Ctrl + V ou ainda do botão colar. Seria mais fácil?

Ficamos hoje por aqui. Muito em breve mais novidades do Microsoft Word para ajuda-lo no seu dia a dia. Não se esqueça, mande sua mensagem fazendo suas solicitações de postagens ou ainda, se quiser receber periodicamente um e-mail como nossas novidades, informe seu endereço na caixa logo abaixo de contato do lado direito do blog. 

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Esquerda (left) – Retirando n caracteres a partir da esquerda

Na publicação anterior (leia Aqui) falamos a respeito da função para se contar a quantidade de caracteres existente em uma cadeia de caracteres e naquele momento, perguntamos a razão de saber disso ou para que serve. Mais abaixo, vou mostrar um exemplo onde tal função é útil mas antes, vamos conhecer outra que será necessária para a solução do problema proposto.

Nossa missão é retirar os 35 primeiros caracteres partindo-se da esquerda.

A figura acima ilustra bem o que propomos, em A1 temos o texto e em A3, a fórmula, que pode ser vista na Barra de Fórmulas e dentro da célula o resultado. A sintaxe da função é simples, ESQUERDA(Texto;Qte_Caracteres), muito fácil. Pode-se usar também a função DIREITA mas ela faz a operação contando da direita para a esquerda.

Mas vou isso para que?

Bom, certa feita recebi uma missão onde deveria separar em uma coluna uma certa sequencia de números com textos, parecia ser uma tabela de preços mas sua ordenação não atendia a uma certa necessidade. Veja a figura abaixo.

Na imagem podemos ver claramente que, quando classificada em ordem numérica pela coluna A, o código 3 é o último e o 100 o primeiro. Na verdade, deveríamos ter 1, 2, 3 e assim sucessivamente. No nosso exemplo, temos apenas 9 itens mas no trabalho desenvolvido era coisa de 13 mil linhas, fazer na unha não dava.

Como já falamos de duas funções neste e no post passado, uma que conta o tamanho de caracteres de uma cadeia e outra que extrai uma certa quantidade de caracteres partindo-se da esquerda, ficou fácil.

Na célula C2 se eu aplicar a fórmula =NÚM.CARACT(A2), vou obter 4 como resultado, certo? Se eu aplicar agora a função =ESQUERDA(A2;4-1) vou obter 100, não é isso?

E se eu juntar as duas fórmulas como =ESQUERDA(A2;NÚM.CARACT(A2)-1) Qual será o resultado? 100, claro. Pronto, numa coluna isolei a letra. Prestem um pouco de atenção, eu falei acima que a planilha original tinha algo em torno de 13 mil linhas, copiar a fórmula e colar logo abaixo? Não! Nesta situação não deixe uma coluna vaga entre a original e onde você vai inserir a fórmula. Selecione a célula com a ser copiada para baixo e de um duplo clique em cima da alça de seleção, como mostrado abaixo.

Todas as linhas serão preenchidas e na sequencia é só classificar pela coluna C e teremos o resultado final resolvido.

Moral da história, nosso trabalho consiste em resolver problemas dentro do Excel. Conhecendo o que cada função faz, basta raciocinar um pouco e aplicar as fórmulas corretas, não é tão difícil assim ou é!

Estou aguardando seu contato.

Núm.caract (Len) – Qual o tamanho de um texto?

Vamos dar uma olhada na figura abaixo, nela verificamos algumas células contendo textos e valores inseridos na coluna A.

Na coluna B, temos alguns números que na verdade são valores que informam qual o tamanho de uma cadeia de caracteres (string em programação), seja ela texto ou números. A função que executa tal operação para nós é a NÚM.CARACT (LEN em inglês) e como já deu para perceber, serve para que possamos obter o tamanho ou a quantidade de caracteres existente dentro de uma célula.

Sua sintaxe é fácil, NÚM.CARACT (texto) ou seja, você pode fazer referência direta como construído na célula B1 onde inserimos = NÚM.CARACT(A1) ou ainda inserir o texto dentro da própria fórmula, como =NÚM.CARACT("Eu sou feliz") cujo resultado será 12.

Vejam o mesmo texto da célula A1 com a célula A2, são exatamente as mesmas exceto que na segunda, nós colocamos 10 espaços na esquerda do texto. O termino no lado direito ou fechamento da cadeia de caracteres vai ocorrer somente quando você pressionar a tecla Enter, enquanto for dando espaços, o tamanho vai aumentando. Faça o teste e veja como funciona.

Mas você deve estar perguntando, qual a razão de querer saber o conteúdo que existe dentro de uma cadeira de caracteres? No próximo post você vai entender...

Já mandou sua dúvida ou sugestão? Estou aguardando! 

Combin (Combin) – Quantas combinações são possíveis?

Existe uma classe de aula de educação física em uma determinada escola que possui 19 alunos. Considerando-se que para montar um equipe de vôlei são necessários 6 atletas, quantas equipes são possíveis montar mesclando-se todos os atletas? Ou ainda, na Mega-Sena temos que jogar 6 números entre 60, qual a probabilidade de acerto se eu jogar 7 números em uma cartela?

Conforme o Ajuda do Excel, a fórmula é:

Para solucionar tais questões e tantas outras, o Excel nos disponibiliza a função Combin cuja sintaxe é COMBIN(núm, núm_escolhido), onde núm é a quantidade de números que temos ou item e núm_escolhido, o grupo. Para a solução da primeira questão, temos 19 alunos em uma equipe de 6 atletas, sendo assim a fórmula =combin(19;6) cujo resultado será 27.132 combinações.

No segundo caso, se eu jogar 7 números num universo de 60, terei 1 chance em  386.206.920 - (Combin(60;7). Veja quais são suas chances jogando apenas  6 números em uma cartela ou então jogando 8 números.

Não se esqueça, vai retornar um erro no uso da função se um dos argumentos não for numérico ou for menor que zero ou ainda se os parâmetros forem informados de forma invertida. Muito fácil!

Não se esqueça, use nosso formulário de contato na parte superior direita do blog e sugira um tema de seu interesse e nos ajude a divulgar o trabalho.